TIN HOẠT ĐỘNG TIN HOẠT ĐỘNG

        Một số kỹ năng xử lý KLLĐ

        Việc xử lý KLLĐ phải được dựa trên những cơ sở pháp lý nhất định, người làm công tác nhân sự cần có những kỹ năng áp dụng văn bản pháp luật và các văn bản nội bộ về xử lý KLLĐ như sau:

        Đối với văn bản pháp luật về xử lý KLLĐ

       Các văn bản về xử lý KLLĐ bao gồm: Bộ luật Lao động (BLLĐ) năm 2012; Nghị định số 05/2015/NĐ-CP của Chính phủ ngày 12/1/2015 Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số nội dung của BLLĐ; Thông tư số 47/2015/TT-BLĐTBXH của Bộ LĐ-TB&XH ngày 16/11/2015 hướng dẫn thực hiện một số điều về hợp đồng lao động, KLLĐ, trách nhiệm vật chất của Nghị định số 05/2015/NĐ-CP ngày 12/01/2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số nội dung của BLLĐ. 

       Các văn bản pháp luật nói trên cần phải áp dụng từ thời điểm bắt đầu có hiệu lực; trong trường hợp các văn bản quy phạm pháp luật có quy định khác nhau về cùng một vấn đề thì áp dụng văn bản có hiệu lực pháp lý cao hơn; trong trường hợp các văn bản quy phạm pháp luật do cùng một cơ quan ban hành có quy định khác nhau về cùng một vấn đề thì áp dụng quy định của văn bản quy phạm pháp luật ban hành sau; trong trường hợp văn bản quy phạm pháp luật mới không quy định trách nhiệm pháp lý hoặc quy định trách nhiệm pháp lý nhẹ hơn đối với hành vi xảy ra, trước ngày văn bản có hiệu lực thì áp dụng văn bản mới; việc áp dụng văn bản quy phạm pháp luật trong nước không được cản trở việc thực hiện điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên. Trường hợp văn bản quy phạm pháp luật trong nước và điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên có quy định khác nhau về cùng một vấn đề thì áp dụng quy định của điều ước quốc tế đó, trừ Hiến pháp.

        Đối với văn bản nội bộ được ban hành trong đơn vị sử dụng lao động

        Khi xử lý KLLĐ, NSDLĐ không chỉ căn cứ vào các văn bản pháp luật mà còn phải căn cứ vào các văn bản nội bộ do đơn vị sử dụng lao động ban hành, trong đó đáng chú ý nhât là nội quy lao động (NQLĐ).

        NQLĐ là văn bản cụ thể hóa các quy định của pháp luật về KLLĐ để áp dụng trong đơn vị sử dụng lao động. NSDLĐ sử dụng từ 10 NLĐ trở lên phải có NQLĐ bằng văn bản.

Khi áp dụng NQLĐ để xử lý KLLĐ cần phải đảm bảo rằng: NQLĐ có hiệu lực (theo quy định của pháp luật, NQLĐ có hiệu lực sau thời hạn 15 ngày, kể từ ngày cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh nhận được hồ sơ đăng ký NQLĐ, trừ trường hợp NQLĐ có quy định trái với pháp luật, cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh phải thông báo, hướng dẫn NSDLĐ sửa đổi, bổ sung và đăng ký lại). Như vậy, để tránh rủi ro về mặt pháp lý cho NSDLĐ thì NQLĐ phải được cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh chấp thuận mới có giá trị áp dụng để xử lý KLLĐ. 

        Trong quá trình áp dụng NQLĐ có các quy định chưa phù hợp với TƯLĐTT, thì phải sửa đổi cho phù hợp với TƯLĐTT trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày TƯLĐTT có hiệu lực. Việc sửa đổi NQLĐ cũng chỉ có giá trị áp dụng khi nội quy đó được đăng ký tại cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh và được chấp thuận.

         Kỹ năng chuẩn bị hồ sơ KLLĐ

        Hồ sơ KLLĐ là toàn bộ các bằng chứng, tài liệu có liên quan đến vụ việc KLLĐ. Tùy theo từng hành vi vi phạm KLLĐ của NLĐ mà người làm công tác nhân sự chuẩn bị hồ sơ kỷ luật cho phù hợp. Các bằng chứng, tài liệu trong hồ sơ kỷ luật bao gồm: Bản tường trình hoặc bản kiểm điểm) của NLĐ; biên bản xảy ra sự việc (trường hợp NLĐ trộm cắp tài sản bị bắt quả tang; sử dụng ma túy trong phạm vi nơi làm việc bị bắt quả tang; cố ý gây thương tích…); đơn tố cáo; bảng chấm công; giấy giao việc; các chứng từ, hóa đơn; hợp đồng lao động; biên bản làm việc; văn bản thông báo về việc tham dự cuộc họp xử lý KLLĐ cho các thành phần tham dự theo quy định (văn bản thông báo cần ghi rõ lần thứ mấy và lưu giữ lại những chứng cứ về các lần thông báo) và các tài liệu khác.

        Lưu ý, trong xử lý KLLĐ, nghĩa vụ chứng minh lỗi của NLĐ là thuộc về NSDLĐ, vì vậy, các bằng chứng, tài liệu có liên quan đến vụ việc KLLĐ phải được cán bộ nhân sự chuẩn bị thật chu đáo và có giá trị để chứng minh NLĐ vi phạm KLLĐ.

        Kỹ năng chuẩn bị mở phiên họp xử lý KLLĐ

        Để mở phiên họp xử lý KLLĐ, NSDLĐ phải gửi thông báo về việc xử lý KLLĐ cho BCH CĐCS hoặc BCH Công đoàn cấp trên cở sở nơi chưa thành lập CĐCS, NLĐ, cha, mẹ hoặc người đại diện theo pháp luật của NLĐ dưới 18 tuổi ít nhất 5 ngày làm việc trước khi tiến hành cuộc họp.

        Trường hợp NSDLĐ đã thông báo bằng văn bản vê việc tham dự cuộc họp xử lý KLLĐ mà một trong các thành phần tham dự không có mặt thì tiếp tục thông báo lần kế tiếp.

        Sau 03 lần thông báo bằng văn bản về việc tham dự cuộc họp xử lý KLLĐ (không tín các lẫn hoãn hoặc hủy hoặc thay đổi địa điểm cuộc họp) mà một trong các thành phần tham dự không có mặt thì NSDLĐ tiến hành cuộc họp xử lý KLLĐ, trừ trường hợp NLĐ đang trong thời gian không được xử lý kỷ luật quy định tại Khoản 4 Điều 123 của BLLĐ.

        Ngoài những thành phần bắt buộc nói trên, NSDLĐ có thể mời những người có liên quan tham dự phiên họp xử lý KLLĐ như: người phụ trách trực tiếp bộ phận nơi có NLĐ vi phạm kỷ luật; người làm chứng; người phiên dịch; luật sư bào chữa cho NLĐ (trường người NLĐ mời luật sư biện hộ cho mình thì phải thông báo trước cho NSDLĐ biết).

        Cán bộ nhân sự được phân công tham mưu cho vụ việc xử lý KLLĐ phải soạn thảo văn bản thông báo cho những thành phần có liên quan đến dự phiên hợp xử lý KLLĐ. Văn bản thông báo này có thể là: Thư mời về việc tham dự cuộc họp xử lý KLLĐ hoặc Thông báo về việc tham dự cuộc họp xử lý KLLĐ. Ngoài việc tuân theo thể thức của một văn bản hành chính thông thường, nội dung cơ bản của văn bản thông báo bao gồm: Lý do cuộc họp; nội dung cuộc họp; thành phần tham dự cuộc họp; thời gian và địa điểm diễn ra cuộc họp.

        Ngoài ra, cán bộ nhân sự cũng phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ KLLĐ để NSDLĐ trình bày tại phiên họp; chuẩn bị mẫu biên bản để ghi chép lại tiến trình diễn ra phiên họp KLLĐ. Biên bản của cuộc họp phải được thông qua các thành viên tham dự trước khi kết thúc cuộc họp và phải có đủ chữ ký của các thành phần tham dự cuộc họp theo quy định của pháp luật và người lập biên bản. Trường hợp một trong các thành phần đã tham dự cuộc họp mà không ký vào biên bản thì phải ghi rõ lý do.

       Quyết định kỷ luật là một quyết định cá biệt do NSDLĐ ban hành để thực hiện thẩm quyền xử lý kỷ luật của mình đối với NLĐ khi họ có hành vi vi phạm KLLĐ.

        Ngoài phần thể thức của văn bản theo quy định chung thì bố cục của quyết định kỷ định cần phảo ghi rõ:

        - Căn cứ pháp lý: Các văn bản pháp luật liên quan trực tiếp đến KLLĐ; văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của đơn vị ban hành quyết định; căn cứ biên bản xử lý KLLĐ.

        - Căn cứ thực tiễn: Là ý kiến đề xuất của bộ phận tham mưu cho thủ trưởng đơn vị về xử lý KLLĐ.

        - Các điều khoản của quyết định cần ghi rõ: Họ và tên của NLĐ bị xử lý KLLĐ; đơn vị làm việc; công việc đang làm; hành vi vi phạm; hình thức kỷ luật; thời hạn thi hành KLLĐ; hiệu lực thi hành của quyết định; các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm thi hành quyết định.

        - Quyết định xử lý KLLĐ phải được ban hành trong thời hạn của thời hiệu xử lý KLLĐ hoặc thời hạn kéo dài thời hiệu xử lý KLLĐ theo quy định của pháp luật. Quyết định xử lý KLLĐ phải được gửi đến các thành phần tham dự phiên họp xử lý KLLĐ.

        Kỹ năng quản lý hồ sơ kỷ luật

        Hồ sơ KLLĐ phải được bộ phận phụ trách nhân sự của đơn vị sử dụng lao động quản lý chặc chẽ, đầy đủ.

        Sau khi ra quyết định xử lý KLLĐ, bộ phận phụ trách nhân sự phải hoàn thiện hồ sơ KLLĐ để đưa vào quản lý.

        Việc quản lý hồ sơ KLLĐ được thực hiện theo các hình thức: Lưu trữ dưới hình thức bản cứng và cập nhật vào phần mềm quản lý nhân sự của đơn vị đối với NLĐ bị KLLĐ.

        Hồ sơ kỷ luật của NLĐ có thể sắp xếp theo tiêu chí thời gian hoặc theo hình thức kỷ luật để tiện cho việc theo dõi, thống kê khi cần thiết.

       Kết luận

       Để nâng cao hiệu quả tham mưu về xử lý KLLĐ cho cán bộ nhân sự, ngoài việc hiểu biết các quy định về xử lý KLLĐ thì họ còn phải có một số kỹ năng về xử lý KLLĐ. Các kỷ năng này ngày càng được củng cố thì càng giúp cho cán bộ nhân sự tránh những rủi ro pháp lý cho công việc cũng như đơn vị xử dụng lao động.